10 kenmerken van effectief vergaderen

10 kenmerken van effectief vergaderen gaan je helpen om meer uit je vergaderingen te halen. Effectief vergaderen kan je organisatie en team namelijk een hoop goeds opleveren. Heb jij het effectief vergaderen in de vingers?

Vergaderen kan een bezoeking zijn. Het kost tijd en wat levert het op? Waarschijnlijk herken je dit wel. Je hoort het van mopperende collega’s of misschien vraag je het jezelf ook wel eens af. Maar wat moet je dan wel doen als je effectief wil vergadering?

Lees hieronder de 10 kenmerken van effectief vergaderen.

1) Definitie

Wees je ervan bewust wat een vergadering eigenlijk is. Een vergadering is een zakelijke activiteit waarbij geselecteerde mensen samenkomen om werk uit te voeren dat een teaminspanning vereist.

2) Planning

Een vergadering slaagt als je die plant. En net als bij alle andere zakelijke evenement, heb je nog een aantal kenmerken. Tijdens het maken van de planning moet je focussen op wat je wilt. Je moet zorgen voor een duidelijke structuur en tenslotte moet je er een prijskaartje aan hangen. Is de vergadering die je van plan bent te gaan houden de kosten wel waard?

10 kenmerken van effectief vergaderen. Vergaderen moet de tijd waard zijn.

3) Duur van de bijeenkomst

Korte bijeenkomsten geven mensen de vrijheid om te werken aan de essentiële activiteiten die de kern van hun baan vormen. Lange vergaderingen verhinderen daarentegen dat mensen aan belangrijke taken werken, zoals plannen, communiceren en leren.

4) Herkennen onproductieve elementen

Drie dingen garanderen een onproductieve bijeenkomst: slechte planning, gebrek aan een passend proces en een vijandige cultuur. Effectieve leiders herkennen deze elementen en elimineren deze om een ​​effectieve bijeenkomst te creëren.

5) Betrokkenheid van alle deelnemers

Effectieve vergaderingen vereisen controle en het aangaan van verplichtingen. Wees de hele vergadering aanwezig en gefocust. Deze bijeenkomst is het immers waard om voor bij elkaar te komen?

6) Weet wat het doel van de bijeenkomst is

Het uiteindelijke doel van elke bijeenkomst zijn overeenkomsten, besluiten of oplossingen. Bijeenkomsten die om andere redenen worden gehouden, leveren zelden iets van waarde op. Probeer dit soort bijeenkomsten te voorkomen of houdt die in een informele sfeer.

7) Goede voorbereiding

Onvoorbereide deelnemers zullen hun tijd in de vergadering doorbrengen om zich voor te bereiden op de vergadering. Probeer te achterhalen waarom mensen zich niet voorbereiden. Hebben ze geen zin? Hebben ze geen tijd? Zien ze het belang van de vergadering niet?

8) Kom met mogelijk te nemen vervolgstappen

Het is beter om wat tijd te besteden aan het voorbereiden van oplossingen dan veel tijd te besteden aan het oplossen van problemen.

9) Vergaderingen zijn een investering van middelen en tijd die winst zouden moeten opleveren.

10 kenmerken van effectief vergaderen.  Houd het initiatief.

10) Houd het initiatief

Een vergadering kan worden geleid vanuit elke stoel in de ruimte.. Als het niet duidelijk is wie de vergadering leidt, is er een grote kans dat er (veel) tijd verloren gaat met posities innemen.

Naar Online Cursus Effectief Leiderschap

Vergelijkbare berichten

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *